Descrição: Esta ferramenta permite definir regras precisas para atribuir automaticamente novos clientes (ou clientes existentes que atendam a determinadas condições) aos operadores ou equipes de referência dentro do sistema.
Para que serve? (Exemplos práticos)
Use a Atribuição automática de clientes para otimizar o fluxo de trabalho e garantir que cada contato seja gerenciado pela pessoa certa.
- Balanceamento de carga: Distribua igualmente os novos leads entre os membros da equipe de vendas, evitando que um único operador fique sobrecarregado.
- Especialização: Atribua automaticamente os clientes que vêm de uma campanha de marketing específica (lista) ou que possuem uma determinada etiqueta (ex. "VIP") a operadores especializados nesse segmento.
- Gestão de capacidade: Defina limites máximos de clientes que um operador pode gerenciar, garantindo que a atribuição pare quando a capacidade for atingida.
Funcionalidades principais
1. Atribuição automática baseada em regras
É possível definir um ou mais critérios de atribuição que são executados sempre que um novo cliente é inserido ou quando ocorrem determinadas ações de marketing.
- Múltiplos critérios: Cada critério pode ser baseado em:
- A pertença a Listas específicas de marketing.
- A aplicação de Etiquetas específicas ao contato.
- O atendimento a Condições complexas (através do Query Builder).
- Destinatários: A atribuição pode ser direcionada a Usuários específicos ou a todos os usuários que desempenham determinados Papéis.
- Rotação (Round-Robin): Se ativada, o sistema atribui os clientes em sequência aos usuários disponíveis, garantindo uma distribuição uniforme. Se desativada, o cliente é atribuído a todos os usuários definidos no critério.
2. Limites de capacidade por operador
Cada operador pode ter um limite máximo de clientes que pode gerenciar simultaneamente. Se um operador atingir esse limite, ele é excluído da rotação automática até liberar espaço.
3. Integração com Pipeline (se ativo)
Se o módulo Pipeline estiver ativo, é possível definir limites de capacidade específicos para cada grupo de Pipeline. O operador é excluído da atribuição se atingir o limite de contatos em uma fase específica de trabalho.
4. Atribuição manual em massa
Permite iniciar um processo de atribuição pontual em um grupo de clientes existentes (filtrados por Listas ou Etiquetas), útil para reorganizar a propriedade dos leads.
Como configurar
A configuração está dividida em duas áreas: as Regras Globais (no painel principal do módulo) e as Opções para o Operador (no painel de gestão de usuários).
1. Configuração das Regras Globais (Atribuição automática)
Esta seção define como e a quem o sistema deve atribuir os clientes. É possível adicionar vários critérios de atribuição, que são executados em ordem.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Critério de atribuição | Escolha se deseja filtrar os clientes com base em Listas de marketing, Etiquetas de usuário ou Condições complexas. |
| Selecione listas/etiquetas/condições | Defina os filtros específicos que o cliente deve atender para entrar neste critério. |
| A quais usuários deseja atribuir... | Selecione os operadores específicos que receberão os clientes. |
| A quais papéis deseja atribuir... | Selecione os papéis (ex. "Vendedores Juniores") que receberão os clientes. |
| Atribuir por rotação | Se marcado, o sistema distribui os clientes um a um entre os usuários disponíveis, respeitando seus limites de capacidade. Se não marcado, atribui o cliente a todos os usuários e papéis selecionados. |
2. Configuração dos Limites por Operador (Gestão de Usuários)
Estas configurações estão na seção "Atribuição automática de clientes" dentro do perfil de cada operador.
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Limite total de clientes atribuíveis | O número máximo de clientes que o operador pode ter sob sua responsabilidade. Se esse limite for atingido, o operador é excluído da rotação automática. |
| Atribuição Pipeline | Se o módulo Pipeline estiver ativo, é possível habilitar grupos específicos de Pipeline e definir um Limite de contatos simultâneos para cada um. Isso limita o número de contatos que o operador pode ter naquela fase específica de trabalho. |
3. Atribuição Manual
Esta seção permite executar uma atribuição em massa para clientes já presentes no sistema.
1. Critério de atribuição: Selecione se deseja filtrar os clientes com base em Listas ou Etiquetas.
2. Selecione listas/etiquetas: Defina o grupo de clientes alvo.
3. Usuários destinatários: Selecione os operadores aos quais os clientes serão atribuídos.
4. Comportamento com os proprietários atuais:
- Manter apenas os novos proprietários: Os antigos proprietários são removidos.
- Manter tanto os antigos quanto os novos proprietários: Os novos operadores são adicionados à lista de proprietários existentes.
5. Clique em Atribuir leads para iniciar o processo.
Integrações automáticas
O módulo opera de forma invisível em segundo plano, reagindo aos eventos-chave do sistema.
Atribuição imediata
A atribuição automática é executada imediatamente quando:
- Um novo cliente é inserido no sistema.
- Uma automação de marketing ou uma campanha específica ativa um gatilho de atribuição.
Roteamento automático das comunicações
Na seção "Configurações > Email" do módulo está disponível a opção:
- Enviar as solicitações aos operadores em vez do administrador do site: Se ativada, quando um cliente envia uma comunicação (ex. através do sistema de mensagens interno), o sistema verifica quem é o proprietário atribuído a esse cliente e direciona a conversa diretamente a ele, em vez do administrador geral.
Diferenças chave
Esta ferramenta é fundamental para a gestão da carga de trabalho e distribuição equitativa. Diferentemente da simples atribuição manual, a Atribuição automática de clientes garante que os contatos sejam distribuídos com base em regras predefinidas e, sobretudo, levando em conta a capacidade de gestão de cada operador.
